Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 auszustellen und zu empfangen. Diese E-Rechnung stellt das digitale Format für Rechnungen dar, das den automatisierten und standardisierten Versand ermöglicht. Sie soll die Steuertransparenz erhöhen, Geschäftsprozesse optimieren und Fehler reduzieren – wichtigste Voraussetzung dafür ist allerdings ihre zuverlässige Zustellung. Ein häufig genutzter Zustellungskanal für die E-Rechnung ist die E-Mail, was die Zustellbarkeit über dieses Medium für viele Unternehmen besonders in den Fokus rückt.
Verpflichtende E-Rechnung: Unternehmen müssen handeln
Diese Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Erhöhte Effizienz: Automatisierte Rechnungsprozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand und beschleunigen Zahlungsvorgänge.
- Fehlerminimierung: Standardisierte Formate verhindern Übertragungsfehler und erleichtern die Verarbeitung.
- Steuerliche Nachvollziehbarkeit: Durch digitale Dokumentation lassen sich Steuerprüfungen transparenter und einfacher gestalten.
- Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papierrechnungen senkt den Ressourcenverbrauch und reduziert Kosten.
Allerdings ist es erforderlich, dass die IT-Systeme kompatibel sind und eine reibungslose Verarbeitung von E-Rechnungen gewährleisten.
Optimierung der E-Mail-Zustellbarkeit als Erfolgsfaktor
Nicht nur im B2B-, sondern auch im B2C-Bereich stehen Unternehmen vor der Herausforderung, sicherzustellen, dass ihre Rechnungen per E-Mail zuverlässig zugestellt werden. Denn auch Verbraucher:innen könnten wichtige Rechnungsdokumente verpassen, wenn diese durch Spam-Filter blockiert oder im Spam-Ordner landen.
Die Effizienz der elektronischen Rechnungsstellung hängt jedoch maßgeblich davon ab, dass E-Mails zuverlässig beim Empfänger ankommen. Ein häufiges Problem besteht darin, dass Rechnungs-E-Mails durch Spam-Filter blockiert oder in den Spam-Ordner verschoben werden. Hier kommt die Certified Senders Alliance (CSA) ins Spiel, die durch standardisierte Verfahren und Richtlinien die Zustellbarkeit geschäftlicher E-Mails verbessert. Die CSA stellt durch ihre Certified IP List sicher, dass vertrauenswürdige Versender als solche erkannt werden und eine bevorzugte Zustellung ihrer E-Mails erfolgt.
Die Certified IP List ist eine Liste vertrauenswürdiger IP-Adressen, die von der CSA zertifiziert wurden. Viele internationale Mailbox- und Spamfilter-Provider greifen auf diese Liste zurück, um legitime Absender von potenziell schädlichen oder unerwünschten E-Mails zu unterscheiden. Durch die Aufnahme in diese Liste profitieren Unternehmen von einer verbesserten Posteingangsrate, reduzierten Zustellproblemen und einer schnelleren E-Mail-Verarbeitung.
Maßnahmen zur Verbesserung der Zustellbarkeit:
- E-Mail-Authentifizierung: Der Einsatz von SPF, DKIM und DMARC* hilft dabei, E-Mails korrekt zu authentifizieren und sicherzustellen, dass diese von einem vertrauenswürdigen Absender stammen. Diese Mechanismen schützen zusätzlich vor Missbrauch, wie etwa dem Fälschen von Absenderadressen (Spoofing), und helfen dabei, E-Mails als vertrauenswürdig zu kennzeichnen, sodass Spam-Filter sie nicht blockieren.
- Zertifizierte Dienstleister nutzen: Diese Anbieter sorgen für rechtlich und technisch sauberen Versand, erfüllen anerkannte Standards und haben durch ihre CSA-Zertifizierung eine hohe Zustellreputation bei Mailboxprovidern.
- Sauberer technischer Aufbau: Ein klar strukturierter HTML-Code ohne unnötige Formatierungen reduziert technische Fehler, verbessert die Darstellung und erhöht die Akzeptanz bei Spamfiltern.
- Klarer Absender & konsistente Domain: Eine erkennbare Absenderadresse (idealerweise mit Unternehmensdomain) sowie ein klarer Name schaffen Vertrauen und senken die Wahrscheinlichkeit, im Spam zu landen.
- Sachlicher Inhalt ohne Werbesprache:
- Feedbacksystem nutzen: Rückmeldungen zu Spam-Beschwerden oder Authentifizierungsfehlern helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Mit dem Certification Monitor der CSA können Unternehmen direkt Feedback von Mailbox-Providern einsehen und analysieren, um ihre E-Mail-Zustellbarkeit kontinuierlich zu verbessern und schnell auf etwaige Zustellprobleme zu reagieren.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung stellt eine bedeutende Veränderung dar, bietet jedoch gleichzeitig Chancen zur Digitalisierung und Prozessoptimierung. Eine hohe Zustellbarkeit von Rechnungs-E-Mails ist ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Implementierung dieser Neuerung. Die Nutzung von Standards und Listen stellt sicher, dass geschäftliche E-Mails sicher zugestellt werden und nicht durch Spam-Filter verloren gehen. Durch gezielte Maßnahmen zur Optimierung der E-Mail-Kommunikation kann sichergestellt werden, dass digitale Rechnungen effizient übermittelt werden.
- *SPF (Sender Policy Framework): SPF ist ein Verfahren, das festlegt, welche Server E-Mails im Namen einer Domain versenden dürfen, um gefälschte Absender zu erkennen.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM fügt E-Mails eine digitale Signatur hinzu, mit der der Empfänger prüfen kann, ob die Nachricht wirklich vom Absender stammt und unterwegs nicht verändert wurde.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance): DMARC baut auf SPF und DKIM auf und gibt Domaininhabern die Möglichkeit, zu bestimmen, wie empfangende Server mit nicht authentifizierten E-Mails umgehen sollen – z. B. ablehnen oder in den Spam verschieben.
